Google Workspace Velkomstmeldinger¶

Status: Klar for implementering i Admin Console
Siste oppdatering: 11. desember 2025

🔄 Historikk: Alle utsendelser¶

1. utsendelse (10. desember 2025)¶

Formål: Generell velkomstmelding
Problem: Manglet spesifikke @skigk.no-adresser i e-posten
Resultat: Brukerne visste ikke hvilken e-postadresse de skulle bruke

2. utsendelse (11. desember 2025, 12:58 UTC)¶

Formål: RETTELSE - inkluderte spesifikke @skigk.no-adresser
Problem: Ingen initielle passord satt, "Glemt passord" fungerer ikke
Resultat: Brukere med eksisterende Google-kontoer kunne ikke logge inn

3. utsendelse (11. desember 2025, 15:17-15:18 UTC)¶

Formål: Løsning for innloggingsproblem
Innhold: Midlertidig passord (via GAM notify) + Account Chooser URL + Inkognito-instruksjoner
Resultat: 4 av 15 brukere logget inn (kasserer, admin-2025, heidi.g), 2 feilet (stein.r, leif.m)
Oppfølging: Nye passord og info-epost sendt til Stein og Leif (11. des kl 15:30)

4. utsendelse (12. desember 2025, 13:45 UTC)¶

Formål: Veiledning i søking i Mail, Drive og Shared Drives
Innhold: Personalisert HTML-epost med navn og @skigk.no-adresse
Fokus: Søkefunksjonen som primær måte å finne dokumenter og e-post
Tillegg: Påminnelse om midlertidig passord sendt i går
Oppfølging: Telefonkontakt med alle 15 brukere planlagt samme dag

Se fullstendig løsningsdokumentasjon: docs/PASSORD_OG_INNLOGGING_LOSNING.md

Hvor: Google Admin Console → Settings → Security → Authentication → Custom message
Når: Vises når nye brukere logger inn for første gang

Tekst¶

Velkommen til Ski Golfklubbs nye Google Workspace!

Hallo og velkommen til ditt nye Google Workspace-oppsett. 

Din konto er nå aktiv og klar for bruk. Her er det viktigste:

📌 NESTE STEG:
1. Velg/sett et passord du husker
2. Sett opp to-faktor-autentisering (2FA) for sikkerhet
3. Åpne e-posten du mottar fra Google om å godkjenne videresending
4. Trykk bekreftelseslinken i den e-posten

✨ NÅR DET ER GJORT:
• E-poster fra dine rolle-grupper sendes automatisk til din private adresse
• Du har tilgang til alle Felles filomåder (Shared Drives) for dine roller med din nye konto
• Google Calendar og andre tjenester er klare

📧 SPØRSMÅL?

Kontakt owe@skigolfklubb.no

Lykke til med oppsettet!

📧 Melding #2: Forwarding Confirmation Reminder (E-post)¶

Hvor: Sendes manuelt via e-post fra owe@skigolfklubb.no eller via automation
Når: Etter at kontoer er opprettet, før velkomstmeldinger trigges
Format: E-postmelding

E-posttekst¶

Hei alle sammen,

Dere har nå mottatt en automatisk melding fra Google om å bekrefte videresending av e-post fra owe.s@skigk.no.

Dette er en del av de siste stegene i overgangen til Google Workspace for styret – vi er endelig på oppløpssiden her.

For å fullføre oppsettet trenger dere bare å åpne e-posten dere fikk fra Google og trykke på bekreftelseslenken.
Når alle har gjort dette, er systemet klart, og vi kan ta Workspace i full bruk slik planlagt.

Hvis noe virker uklart eller dere får feilmeldinger, bare gi en lyd – jeg følger opp alt fortløpende.

Takk for tålmodigheten og samarbeidet så langt. Nå gjenstår kun småting før vi er helt i mål.

— Owe
IT-ansvarlig, Ski Golfklubb

🚀 Implementering¶

Steg 1: Sett Custom Welcome Message¶

Logg inn på Google Admin Console (admin.google.com)
Gå til Settings → Security → Authentication
Klikk "Custom message"
Lim inn Melding #1 teksten
Klikk Save

Steg 2: Send Forwarding Reminder¶

Melding #2 sendes manuelt fra owe@skigolfklubb.no til alle nye brukere
Eller sett opp automatisk via Gmail filter/automation hvis ønsket

Steg 3: Trigger Welcome Messages¶

Når custom message er satt og du er klar:

# Trigger welcome emails for all newly created accounts
gam user frank.w@skigk.no signout
gam user stein.r@skigk.no signout
# ... osv for alle nye kontoer

📋 Status per 12.12.2025¶

✅ Alle 15 nye kontoer opprettet
✅ Medlem i rolle-grupper + security-grupper
✅ Forwarding satt opp til private e-poster (venter på bruker-verifisering)
✅ Custom welcome messages forberedt
✅ Velkomstmeldinger trigget (alle 15 brukere signout kjørt)
✅ E-post distribusjon aktivert for alle rolle-grupper
✅ Shared Drive tilganger konfigurert
✅ Spesielle Økonomi-tilganger satt opp (leder@, nestleder@, admsekr@)
✅ Midlertidige passord sendt til alle 15 brukere (11. des)
✅ Søkeveiledning sendt til alle 15 brukere (12. des)
⏳ Venter på: Brukere logger inn og setter passord (4/15 innlogget)
⏳ Venter på: Brukere godkjenner forwarding i sin private e-post
📞 Planlagt: Telefonkontakt med alle 15 brukere (12. des)
ℹ️ Notis: Custom welcome message i Admin Console ble ikke funnet - bruker Google's standard velkomstmeldinger
✅ Individuelle velkomst-e-poster sendt 10.12 fra owe@skigolfklubb.no med login-rekkefølge og lenke til SkiGK-portalen: portal.skigk.no