Onboarding Pilot: Ulf Grefsgård & Tove Martinsen¶

Dato: 3. - 7. desember 2025
Pilotbrukere: - Ulf Grefsgård - Administrativ Sekretær (admsekr@skigk.no) - Tove Martinsen - Kasserer (kasserer@skigk.no)

Formål med pilot¶

Denne piloten tester onboarding-prosessen for Google Workspace før full utrulling til alle brukere. Vi fokuserer på:

✅ Verifisere at innlogging og tilganger fungerer
✅ Teste onboarding-e-postene og veiledningen
✅ Identifisere utfordringer og forbedringspunkter
✅ Samle feedback fra pilotbrukerne
✅ Dokumentere beste praksis for fremtidige onboardinger

Kontooppsett¶

Ulf Grefsgård - Administrativ Sekretær¶

Google Workspace-konto:

Brukernavn: admsekr@skigk.no
Navn: Ulf Grefsgård
Rolle: Administrativ Sekretær
Recovery e-post: [PRIVAT E-POST HER]
Telefon: [TELEFONNUMMER HER]

Tilganger: - ✅ Sikkerhetsgrupper: - personal-sec@skigk.no (HR og personalsaker) - klubbdrift@skigk.no (Driftsgruppe) - alle-ansatte@skigk.no (Alle ansatte)

✅ Shared Drives:
Personal og Administrasjon (via personal-sec@)
Klubbhuset og Drift (via klubbdrift@)
IT og Sosialmedia (via alle-ansatte@)
Generell Informasjon (alle har tilgang)

E-post aliaser: - ulf.grefsgard@skigk.no (personlig alias)

Tove Martinsen - Kasserer¶

Google Workspace-konto:

Brukernavn: kasserer@skigk.no
Navn: Tove Martinsen
Rolle: Kasserer
Recovery e-post: tove.mar@online.no
Telefon: [TELEFONNUMMER HER]

Tilganger: - ✅ Sikkerhetsgrupper: - okonomi-sec@skigk.no (Økonomi-seksjon) - styret-sec@skigk.no (Styremedlemmer) - alle-ansatte@skigk.no (Alle ansatte)

✅ Shared Drives:
Økonomi og Regnskap (via okonomi-sec@)
Styret - Dokumenter (via styret-sec@)
Medlemmer og CRM (via alle-ansatte@)
Generell Informasjon (alle har tilgang)

E-post aliaser: - tove.martinsen@skigk.no (personlig alias) - okonomi@skigk.no (funksjonell alias)

⚠️ VIKTIG MELDING TIL TOVE:

Tove ønsket å bruke sin private e-post (tove.mar@online.no) til innlogging,
men dette er dessverre ikke mulig med Google Workspace.

Forklaring:
- Du må logge inn med: kasserer@skigk.no
- Din private e-post (tove.mar@online.no) er lagret som RECOVERY e-post
- Den brukes til passordgjenoppretting og varsler
- Du kan lagre innloggingen i nettleseren for enkel tilgang

Dette er en teknisk begrensning i Google Workspace som gjelder alle brukere.

Forberedelser før 3. desember¶

✅ Sjekkliste for IT-ansvarlig¶

[ ] 1. Opprett brukerkontoer

# Opprett Ulf Grefsgård
gam create user admsekr@skigk.no firstname "Ulf" lastname "Grefsgård" `
  password "GENERATE_STRONG_PASSWORD" `
  recoveryemail "[PRIVAT_EPOST]" `
  recoveryphone "[TELEFON]" `
  changepassword on

# Opprett Tove Martinsen
gam create user kasserer@skigk.no firstname "Tove" lastname "Martinsen" `
  password "GENERATE_STRONG_PASSWORD" `
  recoveryemail "tove.mar@online.no" `
  recoveryphone "[TELEFON]" `
  changepassword on

[ ] 2. Legg til i sikkerhetsgrupper

# Ulf til grupper
gam update group personal-sec@skigk.no add member admsekr@skigk.no
gam update group klubbdrift@skigk.no add member admsekr@skigk.no
gam update group alle-ansatte@skigk.no add member admsekr@skigk.no

# Tove til grupper
gam update group okonomi-sec@skigk.no add member kasserer@skigk.no
gam update group styret-sec@skigk.no add member kasserer@skigk.no
gam update group alle-ansatte@skigk.no add member kasserer@skigk.no

[ ] 3. Opprett e-post aliaser

# Ulf aliaser
gam create alias ulf.grefsgard@skigk.no user admsekr@skigk.no

# Tove aliaser
gam create alias tove.martinsen@skigk.no user kasserer@skigk.no
gam create alias okonomi@skigk.no user kasserer@skigk.no

[ ] 4. Verifiser Shared Drive-tilganger

# Sjekk at gruppene har riktige tilganger
gam print teamdrives
gam info teamdrive "Personal og Administrasjon" showpermissions
gam info teamdrive "Økonomi og Regnskap" showpermissions
gam info teamdrive "Styret - Dokumenter" showpermissions

[ ] 5. Opprett delt kalender (Apps Script)
Kjør automation/google-apps-script/shared_calendar.gs
Legg til Ulf og Tove som deltakere
Noter kalender-URL
[ ] 6. Opprett feedback-skjema (Apps Script)
Kjør automation/google-apps-script/onboarding_feedback.gs
Noter skjema-URL
Legg til URL i onboarding e-post Dag 2
[ ] 7. Forbered onboarding-dokumenter
Generer sikre passord (min. 12 tegn, inkl. store/små bokstaver, tall, symboler)
Opprett PDF med innloggingsinformasjon
Krypter PDF med passord (send passord via SMS)
Last opp til IT-og-Sosialmedia Shared Drive
[ ] 8. Send informasjon til admin-2025@skigk.no
E-post med oversikt over kontoer opprettet
Lenke til dokumentasjon i Shared Drive
Tidslinje for onboarding (3-7. desember)

Onboarding-tidslinje¶

Dag 1 - Tirsdag 3. desember (Innlogging og profil)¶

Kl. 09:00 - Send velkomst-e-post

📧 Send til: - Ulf Grefsgård: [PRIVAT_EPOST] - Tove Martinsen: tove.mar@online.no

E-post innhold: - Bruk mal fra docs/onboarding-emails.md - Tilpass for rolle (Adm. Sekretær / Kasserer) - Inkluder: - Brukernavn og temporært passord - Lenke til passordendring - Instruksjoner for første innlogging - Lenke til delt kalender - Kontaktinfo for support (IT-ansvarlig)

Mål for Dag 1: - ✅ Brukere logger inn første gang - ✅ Endrer passord - ✅ Legger til gjenopprettingsinfo (hvis ikke allerede lagt til) - ✅ Setter opp profilbilde (valgfritt) - ✅ Bekrefter at de kan se kalenderen

Oppfølging kl. 15:00: - Sjekk om brukere har logget inn (Admin Console > Rapporter > Innlogginger) - Ring brukere som IKKE har logget inn - Tilby hjelp hvis nødvendig

Dag 2 - Onsdag 4. desember (Tilganger og verktøy)¶

Kl. 09:00 - Send Dag 2 e-post

📧 Send til: - admsekr@skigk.no - kasserer@skigk.no

E-post innhold: - Oversikt over Shared Drives brukeren har tilgang til - Hvordan navigere i Google Drive - Introduksjon til Google Docs/Sheets - Lenke til feedback-skjema - Oppfordring til å utforske

Mål for Dag 2: - ✅ Brukere åpner Shared Drives - ✅ Sjekker at de ser riktige mapper - ✅ Åpner et dokument - ✅ Tester å opprette nytt dokument - ✅ Fyller ut feedback-skjema (del 1)

Oppfølging kl. 15:00: - Sjekk aktivitet i Shared Drives (Admin Console > Rapporter > Drev) - Følg opp hvis brukere ikke har åpnet noen filer - Svar på spørsmål

Dag 3 - Torsdag 5. desember (Arbeidsflyt og samarbeid)¶

Kl. 09:00 - Send Dag 3 e-post

📧 Send til: - admsekr@skigk.no - kasserer@skigk.no

E-post innhold: - Rolles-spesifikke arbeidsflyter: - Ulf (Adm. Sekretær): Hvordan administrere personal-dokumenter - Tove (Kasserer): Hvordan jobbe med regnskap i Sheets - Tips for samarbeid og deling - Hvordan bruke kommentarer i dokumenter - Lenke til avsluttende feedback-skjema - Takk for deltakelse i pilot

Mål for Dag 3: - ✅ Brukere tester samarbeidsfunksjoner - ✅ Deler et dokument med en annen bruker - ✅ Legger til kommentar i et dokument - ✅ Forstår rolle-spesifikk arbeidsflyt - ✅ Fyller ut komplett feedback-skjema

Oppfølging kl. 15:00: - Gjennomgå feedback fra skjemaet - Identifiser utfordringer og forbedringsområder - Planlegg endringer før full utrulling

Dag 4-5 - Fredag 6. - Lørdag 7. desember (Selvstendig bruk)¶

Mål: - La brukere jobbe selvstendig med systemet - Vær tilgjengelig for spørsmål - Observer hvordan de bruker verktøyene - Samle erfaringer for dokumentasjon

Oppfølging: - Sjekk aktivitetsrapporter daglig - Noter ned hvilke funksjoner som brukes mest - Identifiser eventuelle problemer

Feedback og evaluering¶

Feedback-skjema (Google Form)¶

Spørsmål - Del 1 (Dag 2): 1. Hvor enkelt var det å logge inn første gang? (1-5) 2. Var instruksjonene i velkomst-e-posten tydelige? (Ja/Nei/Delvis) 3. Hvilke utfordringer møtte du? (Fritekst) 4. Hva fungerte bra? (Fritekst)

Spørsmål - Del 2 (Dag 3): 1. Hvor komfortabel føler du deg med Google Workspace nå? (1-5) 2. Har du tilgang til alle Shared Drives du trenger? (Ja/Nei/Usikker) 3. Hvilke funksjoner trenger du mer opplæring på? (Multivalg) 4. Forslag til forbedringer for onboarding? (Fritekst) 5. Ville du anbefale denne prosessen til andre? (1-5) 6. Tilleggkommentarer (Fritekst)

Evaluering av pilot¶

Suksesskriterier: - ✅ Begge brukere logger inn innen 24 timer - ✅ Ingen kritiske tekniske problemer - ✅ Brukere åpner minst 3 dokumenter innen Dag 2 - ✅ Gjennomsnittlig tilfredshet ⅘ eller høyere - ✅ Identifisert minst 3 forbedringsområder

Rapport (opprett etter Dag 5): - Oppsummering av pilot - Identifiserte utfordringer - Foreslåtte forbedringer - Oppdaterte onboarding-maler - Anbefaling for full utrulling

Teknisk informasjon¶

Generer sikre passord¶

# PowerShell-kommando for å generere sikre passord
function Generate-SecurePassword {
    $length = 16
    $chars = "ABCDEFGHJKLMNPQRSTUVWXYZabcdefghijkmnopqrstuvwxyz23456789!@#$%"
    $password = -join ((1..$length) | ForEach-Object { $chars[(Get-Random -Maximum $chars.Length)] })
    return $password
}

# Generer passord for Ulf
$ulfPassword = Generate-SecurePassword
Write-Host "Ulf password: $ulfPassword"

# Generer passord for Tove
$tovePassword = Generate-SecurePassword
Write-Host "Tove password: $tovePassword"

Verifiser tilganger¶

# Sjekk Ulf sine gruppemedlemskap
gam info user admsekr@skigk.no

# Sjekk Tove sine gruppemedlemskap
gam info user kasserer@skigk.no

# Sjekk hvilke Shared Drives en gruppe har tilgang til
gam print teamdrives role organizer,contentmanager,fileorganizer member personal-sec@skigk.no
gam print teamdrives role organizer,contentmanager,fileorganizer member okonomi-sec@skigk.no

Overvåk aktivitet¶

# Sjekk siste innlogginger
gam report users parameters "accounts:last_login_time,accounts:is_2sv_enrolled" user admsekr@skigk.no
gam report users parameters "accounts:last_login_time,accounts:is_2sv_enrolled" user kasserer@skigk.no

# Sjekk Drive-aktivitet (krever admin tilgang)
# Gjøres i Admin Console > Rapporter > Drev

Support og kontaktinfo¶

IT-ansvarlig: - Navn: [DITT NAVN] - E-post: [DIN EPOST] - Telefon: [DITT TELEFON] - Tilgjengelighet: 09:00-17:00 (3.-7. desember)

Eskalering: - Google Workspace Support: support.google.com/a - GAM dokumentasjon: github.com/GAM-team/GAM/wiki

Viktige lenker: - Dokumentasjon: https://Golfklubb-IT.github.io/workspace-setup-gkit/ - Delt kalender: [KALENDER_URL] - Feedback-skjema: [SKJEMA_URL] - IT-og-Sosialmedia Drive: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1P8yJo8i7Jap-Jq1nSbG5p10AQURLHnEw

Neste steg etter pilot¶

Evaluer feedback (8. desember)
Analyser svar fra skjemaet
Generer visuell rapport (Apps Script)
Del med IT-gruppen
Oppdater dokumentasjon (9.-10. desember)
Forbedre onboarding-e-poster basert på feedback
Oppdater FAQ med nye spørsmål
Lag video-veiledninger hvis nødvendig
Planlegg full utrulling (11.-15. desember)
Identifiser neste gruppe brukere
Sett dato for utrulling
Forbered IT-ressurser
Implementer forbedringer (Løpende)
Automatiser flere prosesser
Lag bedre maler og sjekklister
Tren opp support-team

Relaterte dokumenter¶

Opprettet: 2. desember 2025
Sist oppdatert: 2. desember 2025
Status: Klar for implementering
Forfatter: IT-ansvarlig, Ski Golfklubb