Skip to content

Onboarding E-post Maler

Formål: Klare-til-bruk e-post templates for onboarding av nøkkelpersonell til Google Workspace

Målgruppe: Kasserer, Styret (5 medlemmer), Administrativ Sekretær

📋 Oversikt

Denne filen inneholder 9 e-post maler: - 3 maler for Kasserer (Dag 1, 2, 3) - 3 maler for Styret (Dag 1, 2, 3) - 3 maler for Administrativ Sekretær (Dag 1, 2, 3)

Bruksanvisning: 1. Erstatt [NAVN] med mottakers navn 2. Erstatt [BRUKERNAVN] med Google Workspace brukernavn (f.eks. kasserer@skigk.no) 3. Erstatt [TEMPORÆRT_PASSORD] med faktisk passord (kun Dag 1) 4. Sjekk at alle lenker fungerer før utsendelse 5. Send e-postene kl 08:00 hver morgen (bruk Gmail scheduled send)

💰 KASSERER - E-post Maler

📧 DAG ⅓: Velkommen til Google Workspace

Emne: Velkommen til Google Workspace - Kom i gang (Dag 1/3)
Sendes: Tirsdag 3. desember 2025, kl 08:00

Hei [NAVN],

Velkommen til Google Workspace! Som kasserer i Ski Golfklubb får du nå tilgang til våre digitale verktøy for økonomiarbeid.

🎯 Dagens mål (10 minutter)

I dag skal du logge inn på din nye Google-konto og bli kjent med Gmail og Google Drive.

✅ Trinn 1: Logg inn første gang

  1. Gå til: https://workspace.google.com
  2. Skriv inn brukernavnet ditt: [BRUKERNAVN]
  3. Bruk det midlertidige passordet: [TEMPORÆRT_PASSORD]
  4. Du vil bli bedt om å endre passordet - velg et sterkt passord du husker

Tips: Lagre det nye passordet i en passordmanager (f.eks. 1Password, Bitwarden).

✅ Trinn 2: Utforsk Gmail

  1. Klikk på Gmail-ikonet (øverst til venstre)
  2. Send en test-e-post til deg selv for å bekrefte at det fungerer
  3. Legg til signatur: Innstillinger (⚙️) → Se alle innstillinger → Signatur

Forslag til signatur: 

Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Kasserer
Ski Golfklubb
kasserer@skigk.no

✅ Trinn 3: Åpne Google Drive

  1. Klikk på "Drive"-ikonet (9 prikker øverst til høyre → Google Drive)
  2. Du ser nå "Mitt område" (dine personlige filer)
  3. Merk deg også "Delte disker" i venstre meny - hit kommer vi tilbake i morgen!

📚 Nyttige lenker

⏱️ Tidsbruk

Denne oppgaven tar normalt 10-15 minutter.

🆘 Trenger du hjelp?

Kontakt IT-ansvarlig: - E-post: it@skigk.no - Telefon: [TELEFONNUMMER] - Tilgjengelig: Man-Fre 08:00-16:00

I morgen: Vi setter deg opp med tilgang til økonomi-systemet og dine første regnskapsfiler! 🎉

Med vennlig hilsen,
IT-ansvarlig
Ski Golfklubb

📧 DAG ⅔: Tilgang til økonomi-systemet

Emne: Dine verktøy og tilganger - Økonomi (Dag 2/3)
Sendes: Onsdag 4. desember 2025, kl 08:00

Hei [NAVN],

Flott at du kom i gang i går! I dag får du tilgang til økonomi-systemet vårt.

🎯 Dagens mål (15 minutter)

Du skal finne "Okonomi" Shared Drive, forstå mappestrukturen, og åpne dine første regnskapsfiler.

✅ Trinn 1: Finn "Okonomi" Shared Drive

  1. Åpne Google Drive: https://drive.google.com
  2. Klikk på "Delte disker" i venstre meny
  3. Du skal se en disk som heter "Okonomi" - klikk på den

Hvis du IKKE ser den: - Sjekk at du er logget inn med [BRUKERNAVN] - Kontakt IT-ansvarlig (det kan være en tilgangsfeil)

✅ Trinn 2: Utforsk mappestrukturen

Inne i "Okonomi"-disken finner du:

📁 Okonomi/
  ├── 📁 01_Regnskap/          ← Hovedbok, balanse, resultat
  ├── 📁 02_Fakturaer/         ← Inn- og utgående fakturaer
  ├── 📁 03_Kontoutskrifter/   ← Bankkontoutskrifter
  ├── 📁 04_Budsjett/          ← Årsbudsjett og prognoser
  └── 📁 05_Rapporter/         ← Månedlige rapporter til styret

Åpne noen mapper og utforsk innholdet - dette er ditt nye arbeidsområde! 📊

✅ Trinn 3: Åpne en Google Sheets-fil

  1. Gå til 01_Regnskap/ mappen
  2. Finn filen "Regnskap_2025.xlsx" (eller lignende)
  3. Dobbeltklikk for å åpne den i Google Sheets

Test disse funksjonene: - Scrolle gjennom arket - Klikke på en celle og endre verdien (ikke bekymret, du kan angre med Ctrl+Z) - Klikk på "Fil" → "Last ned" → "Microsoft Excel (.xlsx)" for å laste ned en lokal kopi

✅ Trinn 4: Lær å søke i filer

  1. Bruk søkefeltet øverst i Google Drive
  2. Søk etter: "faktura"
  3. Du får opp alle filer som inneholder ordet "faktura"

Tips: Dette er kraftig! Bruk søk for å finne gamle dokumenter raskt. 🔍

📚 Nyttige lenker

⏱️ Tidsbruk

Denne oppgaven tar normalt 15-20 minutter.

🆘 Trenger du hjelp?

Kontakt IT-ansvarlig: - E-post: it@skigk.no - Telefon: [TELEFONNUMMER]

I morgen: Vi setter opp din månedlige rutine og lærer deg hvordan du deler filer med revisor! 📨

Med vennlig hilsen,
IT-ansvarlig
Ski Golfklubb

📧 DAG 3/3: Arbeidsflyt og deling

Emne: Arbeidsflyt og støtte - Økonomi (Dag 3/3)
Sendes: Torsdag 5. desember 2025, kl 08:00

Hei [NAVN],

Du er nå på siste dag av onboardingen! I dag lærer du praktiske arbeidsrutiner og hvordan du deler dokumenter sikkert.

🎯 Dagens mål (15 minutter)

Sette opp din månedlige rutine og lære å dele regnskapsfiler med revisor.

✅ Trinn 1: Dele en fil med ekstern person (f.eks. revisor)

La oss øve på å dele en fil:

  1. Åpne "Okonomi" Shared Drive
  2. Høyreklikk på filen "Regnskap_2025.xlsx"
  3. Velg "Del" (Share)
  4. Skriv inn e-postadressen til revisoren: revisor@eksempel.no
  5. Velg tilgang: "Leser" (de kan bare se, ikke endre)
  6. Klikk "Send"

Viktig sikkerhet: - ✅ Alltid bruk "Leser"-tilgang for eksterne - ✅ Sjekk e-postadressen nøye før du sender - ❌ ALDRI del hele "Okonomi"-disken - kun enkeltfiler

✅ Trinn 2: Eksporter til Excel for ekstern bruk

Noen ganger må du sende filer utenfor Google:

  1. Åpne en Google Sheets-fil
  2. Klikk "Fil" → "Last ned" → "Microsoft Excel (.xlsx)"
  3. Filen lastes ned til din datamaskin
  4. Send den via e-post som vedlegg (hvis nødvendig)

Tips: Google Sheets er alltid mest oppdatert - bruk Excel-eksport kun når mottaker ikke har Google-tilgang.

✅ Trinn 3: Din månedlige rutine

Som kasserer kan du sette opp denne rutinen:

Hver måned (første mandag): 1. Åpne "Okonomi" → "05_Rapporter/" 2. Lag ny fil: "Månedrapport_YYYY-MM.xlsx" 3. Fyll inn: - Inntekter - Utgifter - Likviditet - Kommentarer 4. Del med styret (gruppe: styret-sec@skigk.no) med "Leser"-tilgang 5. Send e-post til leder@skigk.no om at rapporten er klar

✅ Trinn 4: Backup og sikkerhet

Google Drive tar automatisk backup, men beste praksis:

  • 📅 Hver måned: Last ned en Excel-kopi av hovedregnskap
  • 💾 Lagre lokalt på sikker ekstern disk
  • 🔐 Bruk 2-faktor autentisering (2FA) på Google-kontoen

Sett opp 2FA nå (5 minutter): 1. Gå til: https://myaccount.google.com/security 2. Klikk "2-Step Verification" 3. Følg instruksjonene (bruk telefon-app som Google Authenticator)

📚 Nyttige lenker

⏱️ Tidsbruk

Denne oppgaven tar normalt 15 minutter.

🎉 Gratulerer!

Du har nå fullført onboarding til Google Workspace! Du kan:

  • ✅ Logge inn og navigere i Gmail og Drive
  • ✅ Finne og åpne regnskapsfiler i "Okonomi"-disken
  • ✅ Dele filer sikkert med eksterne
  • ✅ Eksportere til Excel for ekstern bruk
  • ✅ Sette opp din månedlige rutine

🆘 Fortsatt usikker?

Vi er her for deg: - E-post: it@skigk.no - Telefon: [TELEFONNUMMER] - Valgfritt: Book 15-min oppfølgingssamtale (send e-post med forslag til tid)

Neste uke: Du får tilsendt en kort survey for å gi feedback på onboardingen (2 minutter). Din mening hjelper oss å forbedre prosessen! 📝

Med vennlig hilsen,
IT-ansvarlig
Ski Golfklubb

---

👥 STYRET - E-post Maler

📧 DAG ⅓: Velkommen til Google Workspace

Emne: Velkommen til Google Workspace - Kom i gang (Dag 1/3)
Sendes: Tirsdag 3. desember 2025, kl 08:00

Hei [NAVN],

Velkommen til Google Workspace! Som styremedlem i Ski Golfklubb får du nå tilgang til våre digitale verktøy for styrearbeid.

🎯 Dagens mål (10 minutter)

I dag skal du logge inn på din nye Google-konto og bli kjent med Gmail og Google Drive.

✅ Trinn 1: Logg inn første gang

  1. Gå til: https://workspace.google.com
  2. Skriv inn brukernavnet ditt: [BRUKERNAVN]
  3. Bruk det midlertidige passordet: [TEMPORÆRT_PASSORD]
  4. Du vil bli bedt om å endre passordet - velg et sterkt passord du husker

Tips: Lagre det nye passordet i en passordmanager (f.eks. 1Password, Bitwarden).

✅ Trinn 2: Utforsk Gmail

  1. Klikk på Gmail-ikonet (øverst til venstre)
  2. Send en test-e-post til deg selv for å bekrefte at det fungerer
  3. Legg til signatur: Innstillinger (⚙️) → Se alle innstillinger → Signatur

Forslag til signatur: 

Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
[Din rolle i styret - f.eks. "Leder", "Nestleder"]
Ski Golfklubb
[din-epost]@skigk.no

✅ Trinn 3: Åpne Google Drive

  1. Klikk på "Drive"-ikonet (9 prikker øverst til høyre → Google Drive)
  2. Du ser nå "Mitt område" (dine personlige filer)
  3. Merk deg også "Delte disker" i venstre meny - hit kommer vi tilbake i morgen!

📚 Nyttige lenker

⏱️ Tidsbruk

Denne oppgaven tar normalt 10-15 minutter.

🆘 Trenger du hjelp?

Kontakt IT-ansvarlig: - E-post: it@skigk.no - Telefon: [TELEFONNUMMER] - Tilgjengelig: Man-Fre 08:00-16:00

I morgen: Vi setter deg opp med tilgang til styredokumenter og siste møtereferater! 📋

Med vennlig hilsen,
IT-ansvarlig
Ski Golfklubb

📧 DAG ⅔: Tilgang til styredokumenter

Emne: Dine verktøy og tilganger - Styrearbeid (Dag 2/3)
Sendes: Onsdag 4. desember 2025, kl 08:00

Hei [NAVN],

Flott at du kom i gang i går! I dag får du tilgang til styrets dokumenter og møtereferater.

🎯 Dagens mål (15 minutter)

Du skal finne "Styret" Shared Drive, lese siste møtereferat, og lære å kommentere på dokumenter.

✅ Trinn 1: Finn "Styret" Shared Drive

  1. Åpne Google Drive: https://drive.google.com
  2. Klikk på "Delte disker" i venstre meny
  3. Du skal se en disk som heter "Styret" - klikk på den

Hvis du IKKE ser den: - Sjekk at du er logget inn med [BRUKERNAVN] - Kontakt IT-ansvarlig (det kan være en tilgangsfeil)

✅ Trinn 2: Utforsk mappestrukturen

Inne i "Styret"-disken finner du:

📁 Styret/
  ├── 📁 01_Motereferater/     ← Referat fra alle styremøter
  ├── 📁 02_Saksdokumenter/    ← Saker til behandling
  ├── 📁 03_Arsplan/           ← Årsplan og strategier
  ├── 📁 04_Rapporter/         ← Månedlige rapporter
  └── 📁 05_Vedtekter/         ← Klubbens vedtekter og lover

Åpne noen mapper og utforsk innholdet - dette er styrets digitale arkiv! 📚

✅ Trinn 3: Les siste møtereferat

  1. Gå til 01_Motereferater/ mappen
  2. Finn filen "Møtereferat_2025-11-XX.docx" (eller nyeste dato)
  3. Dobbeltklikk for å åpne i Google Docs

Les gjennom dokumentet - dette er det siste møtet du kanskje ikke var på, eller som du kan bruke som referanse.

✅ Trinn 4: Lær å kommentere på dokumenter

Nå skal du øve på å samarbeide om et dokument:

  1. Marker en setning i dokumentet (bruk musepekeren)
  2. Klikk på "Kommentar"-ikonet (tale-boble) eller trykk Ctrl+Alt+M
  3. Skriv en test-kommentar: "Test - ser at dette fungerer!"
  4. Klikk "Kommenter"

Viktig: - Andre styremedlemmer kan nå se din kommentar - Bruk kommentarer til å diskutere endringer UTEN å endre selve teksten - Du kan også foreslå endringer (Rediger → Forslag) - dette lar andre godkjenne/avvise

📚 Nyttige lenker

⏱️ Tidsbruk

Denne oppgaven tar normalt 15 minutter.

🆘 Trenger du hjelp?

Kontakt IT-ansvarlig: - E-post: it@skigk.no - Telefon: [TELEFONNUMMER]

I morgen: Vi setter opp din arbeidsflyt for styremøter og lærer deg hvordan du godkjenner dokumenter! ✅

Med vennlig hilsen,
IT-ansvarlig
Ski Golfklubb

📧 DAG 3/3: Arbeidsflyt for styrearbeid

Emne: Arbeidsflyt og støtte - Styrearbeid (Dag 3/3)
Sendes: Torsdag 5. desember 2025, kl 08:00

Hei [NAVN],

Du er nå på siste dag av onboardingen! I dag lærer du praktiske arbeidsrutiner for styrearbeid.

🎯 Dagens mål (15 minutter)

Sette opp din rutine for styremøter og lære å godkjenne/avvise dokumentendringer.

✅ Trinn 1: Godkjenne dokumentendringer

Som styremedlem vil du ofte få dokumenter som trenger godkjenning:

  1. Åpne "Styret" → "02_Saksdokumenter/"
  2. Finn et dokument merket "Til behandling" (eller et testdokument)
  3. Åpne dokumentet i Google Docs
  4. Hvis det er forslag til endringer (markert i grønt):
  5. Klikk på forslaget
  6. Velg "Godkjenn ✓" eller "Avvis ✗"

Tips: Bruk kommentarer hvis du er usikker - diskuter med andre styremedlemmer først!

✅ Trinn 2: Laste opp et dokument til styret

Noen ganger må du dele et dokument med resten av styret:

  1. Åpne "Styret" → "02_Saksdokumenter/"
  2. Klikk "Ny" → "Filopplasting" (eller dra-og-slipp fra skrivebordet)
  3. Velg filen du vil laste opp
  4. Når den er lastet opp, høyreklikk → "Del"
  5. Skriv inn: styret-sec@skigk.no (dette gir alle styremedlemmer tilgang)
  6. Velg tilgang: "Redaktør" (slik at andre kan kommentere)
  7. Klikk "Send"

✅ Trinn 3: Din rutine før styremøter

Anbefalt arbeidsflyt (3 dager før møte):

  1. Motta møteinnkalling via e-post (sendes av leder/sekretær)
  2. Åpne saksdokumentene som er vedlagt (linker til Google Drive)
  3. Les gjennom og kommenter på punkter du har spørsmål om
  4. Foreslå endringer hvis du ser behov
  5. Merk deg saker du vil diskutere i møtet

Under møtet: - Ha "Styret" Shared Drive åpen på laptop/tablet - Ta notater direkte i Google Docs (hvis du er referent)

Etter møtet: - Les gjennom møtereferatet og godkjenn (innen 2 dager)

✅ Trinn 4: Søk i gamle styredokumenter

Google Drive har kraftig søk:

  1. Gå til "Delte disker" → "Styret"
  2. Bruk søkefeltet øverst
  3. Søk etter: "budsjett 2024" (eller annet nøkkelord)
  4. Du får opp alle relevante dokumenter

Tips: Du kan også søke etter innhold INNE i dokumenter - ikke bare filnavn! 🔍

📚 Nyttige lenker

⏱️ Tidsbruk

Denne oppgaven tar normalt 15 minutter.

🎉 Gratulerer!

Du har nå fullført onboarding til Google Workspace! Du kan:

  • ✅ Logge inn og navigere i Gmail og Drive
  • ✅ Finne og lese styredokumenter
  • ✅ Kommentere og foreslå endringer i dokumenter
  • ✅ Laste opp og dele dokumenter med styret
  • ✅ Godkjenne dokumentendringer

🆘 Fortsatt usikker?

Vi er her for deg: - E-post: it@skigk.no - Telefon: [TELEFONNUMMER] - Valgfritt: Book 15-min oppfølgingssamtale (send e-post med forslag til tid)

Neste uke: Du får tilsendt en kort survey for å gi feedback på onboardingen (2 minutter). Din mening hjelper oss å forbedre prosessen! 📝

Med vennlig hilsen,
IT-ansvarlig
Ski Golfklubb

---

🗂️ ADMINISTRATIV SEKRETÆR - E-post Maler

📧 DAG ⅓: Velkommen til Google Workspace

Emne: Velkommen til Google Workspace - Kom i gang (Dag 1/3)
Sendes: Tirsdag 3. desember 2025, kl 08:00

Hei [NAVN],

Velkommen til Google Workspace! Som administrativ sekretær i Ski Golfklubb får du nå tilgang til våre digitale verktøy for administrativt arbeid og arkiv.

🎯 Dagens mål (10 minutter)

I dag skal du logge inn på din nye Google-konto og bli kjent med Gmail og Google Drive.

✅ Trinn 1: Logg inn første gang

  1. Gå til: https://workspace.google.com
  2. Skriv inn brukernavnet ditt: [BRUKERNAVN]
  3. Bruk det midlertidige passordet: [TEMPORÆRT_PASSORD]
  4. Du vil bli bedt om å endre passordet - velg et sterkt passord du husker

Tips: Lagre det nye passordet i en passordmanager (f.eks. 1Password, Bitwarden).

✅ Trinn 2: Utforsk Gmail

  1. Klikk på Gmail-ikonet (øverst til venstre)
  2. Send en test-e-post til deg selv for å bekrefte at det fungerer
  3. Legg til signatur: Innstillinger (⚙️) → Se alle innstillinger → Signatur

Forslag til signatur: 

Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Administrativ Sekretær
Ski Golfklubb
admin@skigk.no

✅ Trinn 3: Åpne Google Drive

  1. Klikk på "Drive"-ikonet (9 prikker øverst til høyre → Google Drive)
  2. Du ser nå "Mitt område" (dine personlige filer)
  3. Merk deg også "Delte disker" i venstre meny - hit kommer vi tilbake i morgen!

📚 Nyttige lenker

⏱️ Tidsbruk

Denne oppgaven tar normalt 10-15 minutter.

🆘 Trenger du hjelp?

Kontakt IT-ansvarlig: - E-post: it@skigk.no - Telefon: [TELEFONNUMMER] - Tilgjengelig: Man-Fre 08:00-16:00

I morgen: Vi setter deg opp med tilgang til administrasjons-systemet og arkivet! 🗂️

Med vennlig hilsen,
IT-ansvarlig
Ski Golfklubb

📧 DAG ⅔: Tilgang til administrasjon og arkiv

Emne: Dine verktøy og tilganger - Administrasjon (Dag 2/3)
Sendes: Onsdag 4. desember 2025, kl 08:00

Hei [NAVN],

Flott at du kom i gang i går! I dag får du tilgang til administrasjons-systemet og arkivet.

🎯 Dagens mål (15 minutter)

Du skal finne "Administrasjon" og "Arkiv" Shared Drives, forstå mappestrukturen, og lære å søke i arkivet.

✅ Trinn 1: Finn "Administrasjon" og "Arkiv" Shared Drives

  1. Åpne Google Drive: https://drive.google.com
  2. Klikk på "Delte disker" i venstre meny
  3. Du skal se to disker:
  4. "Administrasjon" (daglige administrative filer)
  5. "Arkiv" (historiske dokumenter)

Hvis du IKKE ser dem: - Sjekk at du er logget inn med [BRUKERNAVN] - Kontakt IT-ansvarlig (det kan være en tilgangsfeil)

✅ Trinn 2: Utforsk mappestrukturen

Administrasjon-disken:

📁 Administrasjon/
  ├── 📁 01_Medlemsregister/   ← Medlemslister og kontaktinfo
  ├── 📁 02_Korrespondanse/    ← E-post og brev
  ├── 📁 03_Kontrakter/        ← Avtaler og kontrakter
  ├── 📁 04_Forsikring/        ← Forsikringspapirer
  └── 📁 05_Personal/          ← Personaldata (sensitiv!)

Arkiv-disken:

📁 Arkiv/
  ├── 📁 2020/
  ├── 📁 2021/
  ├── 📁 2022/
  ├── 📁 2023/
  ├── 📁 2024/
  └── 📁 2025/  ← Inneværende år

Åpne noen mapper og utforsk innholdet - dette er ditt arbeidsområde! 🗂️

✅ Trinn 3: Søk i arkivet

Google Drive har kraftig søkefunksjon:

  1. Gå til "Delte disker" → "Arkiv"
  2. Bruk søkefeltet øverst
  3. Søk etter: "årsmøte 2023" (eller annet nøkkelord)
  4. Du får opp alle filer som inneholder disse ordene

Avansert søk: - Klikk på filter-ikonet (ved søkefeltet) for å filtrere på: - Filtype (PDF, Word, Excel) - Eier (hvem som laget filen) - Endret dato (sist uke, siste måned, etc.)

✅ Trinn 4: Åpne en medlemsliste

  1. Gå til Administrasjon → 01_Medlemsregister/
  2. Finn filen "Medlemsliste_2025.xlsx"
  3. Åpne den i Google Sheets

Test disse funksjonene: - Sorter etter kolonne (klikk på kolonne-header → "Sorter A-Å") - Filtrer data (klikk på filter-ikonet) - Søk etter et spesifikt medlem (Ctrl+F)

📚 Nyttige lenker

⏱️ Tidsbruk

Denne oppgaven tar normalt 15 minutter.

🆘 Trenger du hjelp?

Kontakt IT-ansvarlig: - E-post: it@skigk.no - Telefon: [TELEFONNUMMER]

I morgen: Vi setter opp din månedlige rutine og lærer deg navnekonvensjoner for arkivering! 📅

Med vennlig hilsen,
IT-ansvarlig
Ski Golfklubb

📧 DAG 3/3: Arbeidsflyt og arkivering

Emne: Arbeidsflyt og støtte - Administrasjon (Dag 3/3)
Sendes: Torsdag 5. desember 2025, kl 08:00

Hei [NAVN],

Du er nå på siste dag av onboardingen! I dag lærer du praktiske arbeidsrutiner og navnekonvensjoner for arkivering.

🎯 Dagens mål (15 minutter)

Lære navnekonvensjoner, opprette mapper, og sette opp din månedlige rutine.

✅ Trinn 1: Navnekonvensjoner for filer

For å holde orden i arkivet, bruk disse navnekonvensjonene:

Format: 

YYYY-MM-DD_Kategori_Beskrivelse.filtype

Eksempler: - 2025-12-01_Styremote_Referat.docx - 2025-12-15_Faktura_Banesponsing.pdf - 2025-12-20_Medlemsliste_Oppdatert.xlsx

Viktige regler: - ✅ Alltid start med dato (YYYY-MM-DD) - ✅ Bruk understrek _ (ikke mellomrom) - ✅ Bruk beskrivende navn - ❌ Unngå spesialtegn (æ, ø, å går bra)

✅ Trinn 2: Opprette ny mappe

La oss øve på å lage en ny mappe:

  1. Åpne "Administrasjon" Shared Drive
  2. Gå til 02_Korrespondanse/
  3. Høyreklikk i tomt område → "Ny mappe"
  4. Gi den navn: "2025_Desember"
  5. Klikk "Opprett"

Når bruke mapper: - Lag én mappe per måned for korrespondanse - Lag én mappe per prosjekt for større arbeider - Ikke lag for mange undermapper (maks 3 nivåer)

✅ Trinn 3: Laste opp og arkivere et dokument

Nå skal du øve på å arkivere:

  1. Ha et testdokument klart på skrivebordet (f.eks. en Word-fil)
  2. Gi den riktig navn: 2025-12-05_Test_Arkivering.docx
  3. Dra-og-slipp filen til "Arkiv" → "2025" → "Desember"
  4. Sjekk at den dukket opp i riktig mappe

Automatisk backup: Google Drive tar automatisk backup av alt - du trenger ikke bekymre deg for tapt data! ☁️

✅ Trinn 4: Din månedlige rutine

Som administrativ sekretær kan du sette opp denne rutinen:

Hver måned (siste fredag):

  1. Oppdater medlemsliste:
  2. Åpne Medlemsliste_2025.xlsx
  3. Legg til nye medlemmer
  4. Fjern utmeldte (marker som "Utmeldt" i egen kolonne)

  5. Lagre

  6. Arkiver månedens dokumenter:

  7. Gå gjennom Administrasjon/02_Korrespondanse/
  8. Flytt ferdige saker til Arkiv/2025/[Måned]/

  9. Sjekk at alle filer har riktig navn (YYYY-MM-DD_...)

  10. Backup kritiske filer:

  11. Last ned Medlemsliste_2025.xlsx til lokal disk
  12. Last ned Kontrakter/ mappe (hvis oppdatert)
  13. Lagre på sikker ekstern disk

📚 Nyttige lenker

⏱️ Tidsbruk

Denne oppgaven tar normalt 15 minutter.

🎉 Gratulerer!

Du har nå fullført onboarding til Google Workspace! Du kan:

  • ✅ Logge inn og navigere i Gmail og Drive
  • ✅ Finne filer i "Administrasjon" og "Arkiv" Shared Drives
  • ✅ Søke effektivt i arkivet
  • ✅ Opprette mapper og laste opp filer
  • ✅ Bruke riktige navnekonvensjoner
  • ✅ Sette opp din månedlige rutine

🆘 Fortsatt usikker?

Vi er her for deg: - E-post: it@skigk.no - Telefon: [TELEFONNUMMER] - Valgfritt: Book 15-min oppfølgingssamtale (send e-post med forslag til tid)

Neste uke: Du får tilsendt en kort survey for å gi feedback på onboardingen (2 minutter). Din mening hjelper oss å forbedre prosessen! 📝

Med vennlig hilsen,
IT-ansvarlig
Ski Golfklubb

---

📋 Bruksanvisning for IT-ansvarlig

Før utsendelse

  1. Erstatt placeholders:
  2. [NAVN] → Faktisk navn på mottaker
  3. [BRUKERNAVN] → Google Workspace brukernavn (f.eks. kasserer@skigk.no)
  4. [TEMPORÆRT_PASSORD] → Generer sikkert midlertidig passord

  5. [TELEFONNUMMER] → IT-ansvarlig sitt telefonnummer

  6. Verifiser tilganger:

  7. Sjekk at alle 7 personer har riktige gruppemedlemskap:

    • Kasserer: okonomi-sec@skigk.no
    • Styret (5 personer): styret-sec@skigk.no
    • Administrativ Sekretær: personal-sec@skigk.no, admin@skigk.no

  8. Test lenker:

  9. Sjekk at alle lenker fungerer (Google Support, intern dokumentasjon)

  10. Scheduled send:

  11. Bruk Gmail → Compose → Schedule send
  12. Sett kl 08:00 for Dag 1, Dag 2, Dag 3

Oppfølging

Dag Tidspunkt Oppgave
Dag 1 14:00 Sjekk hvem som har logget inn (Google Admin → Reports → Login)
Dag 1 16:00 Ring de som IKKE har logget inn
Dag 2 10:00 Sjekk Drive-aktivitet (hvem har åpnet Shared Drives?)
Dag 3 15:00 Send oppfølgings-e-post til de som trenger ekstra hjelp
Fredag (Dag 5) 10:00 Send feedback-survey (Google Forms)

Feedback-survey (Google Forms)

Lag en enkel survey med disse spørsmålene:

  1. Hvor lett var det å komme i gang med Google Workspace? (1-5 skala)
  2. Hvor nyttige var e-postene du mottok? (1-5 skala)
  3. Hva var det vanskeligste? (fritekst)
  4. Hva kunne vært bedre? (fritekst)
  5. Trenger du oppfølgingssamtale? (Ja/Nei)

Versjon: 1.0
Opprettet: 1. desember 2025
Neste gjennomgang: Etter første onboarding-runde (9. desember 2025)