Migrasjonsplan: Google Workspace¶

Komplett guide for migrering av idrettslag til Google Workspace

Fase 0: Forberedelse (Før migrering)¶

0.1 Installasjon av verktøy¶

GAM (Google Apps Manager)¶

# Last ned GAM fra https://github.com/GAM-team/GAM/releases
# Installer i f.eks. C:\Dev\Gam7\
# Legg til PATH-variabel

# Verifiser installasjon
gam version

PowerShell og VS Code¶

Installer VS Code
Installer PowerShell 7+
Installer VS Code extension: PowerShell

0.2 GAM Autorisering¶

# Opprett Google Cloud-prosjekt
gam create project

# Autoriser GAM med admin-konto
gam oauth create

# Test tilkobling
gam info domain

Resultat: oauth2.txt opprettes i GAM config-mappe (f.eks. C:\GAMCFG\)

0.3 Kartlegging av eksisterende struktur¶

Oppgaver: 1. Dokumenter alle nåværende e-postgrupper 2. Kartlegg fillagringsstruktur 3. Identifiser nøkkelpersoner og roller 4. Definer sikkerhetsnivåer

Output: - Liste over alle grupper som skal opprettes - Organisasjonskart med roller - Filstruktur for delte disker

Fase 1: Grunnleggende oppsett¶

1.1 Opprett hovedgrupper¶

# Eksempel: Styret
gam create group styret@DOMENE.no name "Styret" description "Styrets hovedgruppe"

# Legg til medlemmer
gam update group styret@DOMENE.no add member leder@DOMENE.no
gam update group styret@DOMENE.no add member kasserer@DOMENE.no

Se Group Setup Template for komplett liste.

1.2 Opprett sikkerhetsgruppper¶

Sikkerhetsgruppper for sensitiv tilgang: - styret-sec@DOMENE.no - Fullt styretilgang - okonomi-sec@DOMENE.no - Økonomidata - personal-sec@DOMENE.no - HR/personaldata - kontrollkomite-sec@DOMENE.no - Revisjonstilgang

# Opprett sikkerhetsgrupppe
gam create group styret-sec@DOMENE.no name "Styret (Sikkerhet)" description "Sikkerhetsgruppe for styrets sensitive data"

1.3 Opprett e-postaliaser¶

Aliaser for spesielle formål: - styret-full@DOMENE.no → alias for styret-sec@DOMENE.no - hr-sensitive@DOMENE.no → alias for personal-sec@DOMENE.no - okonomi-read@DOMENE.no → alias for okonomi-sec@DOMENE.no

# Legg til alias på gruppe (manuelt i Admin Console eller via GAM)
gam create alias styret-full@DOMENE.no group styret-sec@DOMENE.no

Fase 2: Shared Drives (Delte disker)¶

2.1 Planlegging av diskstruktur¶

Anbefalt struktur:

📁 Styret (Shared Drive)
   ├── 2025/
   │   ├── Møter/
   │   ├── Dokumenter/
   │   └── Vedtak/
   └── Arkiv/

📁 Økonomi (Shared Drive)
   ├── 2025/
   │   ├── Budsjett/
   │   ├── Regnskap/
   │   └── Bilag/
   └── Arkiv/

📁 Klubben-Drift (Shared Drive)
   ├── Bane/
   ├── Dugnad/
   └── Vedlikehold/

2.2 Opprett Shared Drives¶

Manuelt via Google Drive: 1. Gå til drive.google.com 2. Venstre meny → "Delte disker" → "Ny delt disk" 3. Gi navn og legg til medlemmer

Via GAM (krever TeamDrive API):

# Eksempel (krever spesiell oppsett)
gam create teamdrive "Styret"

2.3 Sett tilganger på Shared Drives¶

Tilgangsnivåer: - Organisator: Full kontroll, kan slette disken - Innholdsansvarlig: Kan endre innhold og legge til/fjerne medlemmer - Bidragsyter: Kan legge til og endre filer - Kommentator: Kan kommentere - Leser: Kun lesetilgang

Eksempel:

# Gi styret-sec@ full tilgang til Styret-disken
gam add drivefileacl <DRIVE_ID> anyone organizer

Se Shared Drives Template for full konfigurasjon.

Fase 3: Verifisering og rapportering¶

3.1 Eksporter tilgangsrapporter¶

# Eksporter ACL for alle delte disker
gam show drivefileacl <DRIVE_ID> > reports/drive_<navn>_acl_$(date +%Y%m%d).csv

Script: Se automation/export_shared_drive_acls.ps1

3.2 Verifiser gruppemedlemskap¶

# Eksporter alle grupper
gam print groups > reports/all_groups.csv

# Eksporter medlemmer i spesifikk gruppe
gam print group-members group styret@DOMENE.no > reports/styret_members.csv

3.3 Opprett tilgangsrapport¶

Dokumenter: - Hvilke grupper som har tilgang til hvilke disker - Hvilke roller hver gruppe har - Eventuelle avvik fra planlagt oppsett

Output: Markdown-rapport (se SHARED_DRIVES_TILGANGSRAPPORT_*.md)

Fase 4: Testing (UNDER TEST-fase)¶

4.1 Testperiode¶

Varighet: 1 uke før go-live

Aktiviteter: - Test tilganger for alle roller - Verifiser e-postlevering til grupper - Test filopprettelse og deling - Sjekk mobilapp-tilgang

VIKTIG: Ingen distribusjon til brukere i denne fasen!

4.2 Sjekkliste før go-live¶

[ ] Alle grupper opprettet og verifisert
[ ] Alle delte disker har korrekte tilganger
[ ] Aliaser fungerer
[ ] Dokumentasjon er oppdatert
[ ] Onboarding-materiell klart
[ ] Rollback-plan definert

Fase 5: Onboarding (Go-live)¶

5.1 Forberedelse (3-7 dager før)¶

Aktiviteter: - Send ut forvarsel til alle brukere - Forbered opplæringssesjon - Klargjør support-rutiner - Test hjelpedokumentasjon

5.2 Onboarding-dag¶

Agenda: 1. Velkomst (5 min) - Hvorfor Google Workspace? 2. Grunnleggende navigasjon (15 min) - Gmail, Drive, Calendar 3. Delte disker (20 min) - Hvordan finne og bruke 4. Grupper og e-post (15 min) - Sende til styret@, etc. 5. Spørsmål og svar (15 min)

Materiell: - Presentasjon (slides) - Quick-start guide (PDF/DOCX) - Link til online-dokumentasjon

5.3 Første uke etter go-live¶

Support: - Daglig drop-in support (30 min) - Rask respons på e-post - Dokumenter vanlige spørsmål

Fase 6: Drift og vedlikehold¶

6.1 Månedlige rutiner¶

Første virkedag hver måned: 1. Eksporter tilgangsrapporter (GAM) 2. Verifiser gruppemedlemskap 3. Oppdater dokumentasjon 4. Arkiver rapport i Økonomi/YYYY/Dokumenter/

Script: Se automation/export_shared_drive_acls.ps1

6.2 Årlige rutiner¶

Ved årsskifte: 1. Opprett nye årsMapper i alle delte disker (f.eks. 2026/) 2. Arkiver forrige års data 3. Oppdater gruppemedlemskap (nye styremedlemmer) 4. Gjennomgå tilganger og fjern inaktive brukere

6.3 Support og vedlikehold¶

Kontaktpunkt: - IT-ansvarlig: it@DOMENE.no - Admin/sekretær: admsekr@DOMENE.no

Dokumentasjon: - Alle endringer logges i CHANGELOG.md - Task list oppdateres i docs/TASK_LIST_*.md

Vedlegg¶

A. GAM-kommandoer¶

Se GAM Commands Reference

B. Templates¶

C. Troubleshooting¶

Se Troubleshooting Guide

Kontakt og support¶

Prosjekt: Google Workspace Migration
Versjon: 1.0
Dato: 1. desember 2025

For spørsmål eller forbedringer, kontakt IT-ansvarlig eller bidra til dokumentasjonen.