KORREKT STRUKTUR - Ski Golfklubb Google Workspace¶
Dato: 2. desember 2025
Status: ✅ Struktur bekreftet og dokumentert
🎯 Overordnet Struktur¶
1️⃣ ROLLE-GRUPPER (E-post + Arkiv)¶
Type: Gmail-grupper (ikke brukerkontoer)
Antall: 21 grupper
Medlemmer: @skigk.no brukerkontoer (navn.f@skigk.no) med videresending til privat e-post
Grupper:
- Styreverv: leder@, nestleder@, sekretar@
- Styremedlemmer: styremedlem1-5@skigk.no
- Varamedlemmer: varamedlem1-2@skigk.no
- Komitéer: sponsor@, bane@, jentekomite@, herrekomite@, senior@, huskomite@, dugnadskomite@, handicap@, kontrollutvalg@, turnering@, valgkomite@
Formål: - E-post kommunikasjon til rolle (f.eks. leder@skigk.no) - Arkivering av samtaler per rolle - Historikk bevares ved utskifting av personer - Medlemmer kan sende SOM gruppen (f.eks. Frank sender som leder@)
Navnestandard brukerkontoer: fornavn.f@skigk.no (fornavn + første bokstav i etternavn). Ved kollisjon: legg til neste bokstav (f.eks. tove.mj@ vs tove.ma@).
Eksempel:
leder@skigk.no (gruppe)
└── Medlem: frank.w@skigk.no (Frank Westby – @skigk.no-konto)
Resultat:
- E-post til leder@skigk.no → leveres til frank.w@skigk.no (og videresendes til privat e-post etter filter/forward)
- Frank kan sende som leder@ via gruppens send-as
Konfigurering:
- allowExternalMembers: false (vi bruker @skigk.no-kontoer som medlemmer)
- archiveOnly: false (aktiv distribusjon)
- whoCanPostMessage: ALL_MEMBERS_CAN_POST (rolle-eier kan sende som gruppen)
2️⃣ SECURITY-GRUPPER (Tilgangsstyring)¶
Type: Gmail-grupper (kun for tilgang)
Antall: 5 grupper
Medlemmer: KUN @skigk.no brukerkontoer (IKKE private e-poster)
Grupper:
- styret-sec@skigk.no - Tilgang til 12 Shared Drives (alle unntatt Kontrollkomite og Økonomi)
- okonomi-sec@skigk.no - Tilgang til "Økonomi og Regnskap" Shared Drive
- personal-sec@skigk.no - Tilgang til "Personal og Administrasjon" Shared Drive
- kontrollkomite-sec@skigk.no - Tilgang til "Kontrollkomite" Shared Drive
- it-sec@skigk.no - Tilgang til "IT og Sosialmedia" Shared Drive
SPESIELLE TILGANGER TIL ØKONOMI:
- leder@skigk.no - fileOrganizer (read/write) - godkjenner utbetalinger
- nestleder@skigk.no - fileOrganizer (read/write) - godkjenner utbetalinger
- admsekr@skigk.no - fileOrganizer (read/write) - godkjenner utbetalinger
Formål: - Kun tilgangsstyring til Shared Drives - Ingen e-post kommunikasjon - Enkel administrasjon: Legg til bruker i security-gruppe → får tilgang
Eksempel:
styret-sec@skigk.no (gruppe)
├── admin-2025@skigk.no (brukerkonto)
├── admsekr@skigk.no (brukerkonto)
└── kasserer@skigk.no (brukerkonto)
Resultat:
- Alle 3 får tilgang til "Styret - Dokumenter" Shared Drive
- Ingen e-post sendes til styret-sec@ (det er kun en nøkkel)
Konfigurering:
- archiveOnly: true (stille modus)
- whoCanPostMessage: NONE_CAN_POST
- Ingen e-post funksjonalitet
3️⃣ UNNTAK: Kasserer (Brukerkonto + Gruppe)¶
Hvorfor unntak: Regnskapsbyrå og revisjonsbyrå trenger direkte innlogging
kasserer@skigk.no - BRUKERKONTO¶
Type: Google Workspace brukerkonto
Navn: Tove Martinsen
Recovery: tove.mar@online.no
Formål: Ekstern tilgang for regnskapsbyrå/revisjonsbyrå
Tilganger:
- Medlem i okonomi-sec@skigk.no → Tilgang til Økonomi Shared Drive
- Medlem i styret-sec@skigk.no → Tilgang til Styret Shared Drive
- Medlem i okonomi@skigk.no gruppe → Mottar e-post til okonomi@
Innlogging:
- Regnskapsbyrå logger inn med: kasserer@skigk.no + passord
- Tove logger inn med: kasserer@skigk.no + passord
- Recovery via: tove.mar@online.no
okonomi@skigk.no - GRUPPE¶
Type: Gmail-gruppe
Medlemmer:
- admsekr@skigk.no (eier - brukerkonto)
- admin-2025@skigk.no (manager - brukerkonto)
- kasserer@skigk.no (medlem - brukerkonto)
Aliaser:
- faktura@skigk.no → okonomi@skigk.no
E-post flyt:
faktura@skigk.no → okonomi@skigk.no → distribueres til:
- admsekr@skigk.no innboks
- admin-2025@skigk.no innboks
- kasserer@skigk.no innboks
4️⃣ UNNTAK: Administrativ Sekretær (Brukerkonto)¶
admsekr@skigk.no - BRUKERKONTO¶
Type: Google Workspace brukerkonto
Navn: Ulf Grefsgård
Recovery: ugref1@gmail.com
Telefon: +4793030465
Formål: Daglig administrator med mange oppgaver
Status: ✅ AKTIV - Sist innlogget: 15. november 2025 - Delegated Admin (ikke Super Admin) - Har organisatorisk rolle: "Administrativ leder"
Tilganger:
- Medlem i 8 grupper (styret-sec@, okonomi-sec@, huskomite@, it@, kontakt@, okonomi@, some-admin@, sponsor@)
- Eier av okonomi@skigk.no gruppe
- Medlem av sekretar@skigk.no gruppe
Aliaser:
- ❌ INGEN (burde kanskje ha ulf.grefsgard@skigk.no?)
Annet:
- Bruker OGSÅ postkasse@skigk.no (Super Admin konto)
- postkasse@ har aliaser: medlemsinfo@, post@, info@skigolfklubb.no
📊 NÅVÆRENDE STATUS (2. desember 2025)¶
✅ Ulf Grefsgård - KLAR (Ikke trenger onboarding)¶
Brukerkonto: admsekr@skigk.no
- ✅ Navn: Ulf Grefsgård (korrekt)
- ✅ Recovery: ugref1@gmail.com
- ✅ Telefon: +4793030465
- ✅ Sist innlogget: 15. november 2025
- ✅ Medlem i 8 grupper
- ✅ Aktiv bruker som kjenner systemet
Konklusjon: Ulf trenger IKKE onboarding - han er allerede erfaren bruker!
⚠️ Tove Martinsen - TRENGER ONBOARDING¶
Brukerkonto: kasserer@skigk.no
Nåværende status: - ❌ Navn: "Kasserer Ski Golfklubb" (FEIL) - ❌ Recovery email: INGEN - ❌ Telefon: INGEN - ❌ Sist innlogget: ALDRI - ❌ Must Change Password: TRUE - ❌ Has Agreed to Terms: FALSE
Gruppemedlemskap (2 grupper): - ✅ okonomi-sec@skigk.no - ✅ okonomi@skigk.no - ❌ Mangler: styret-sec@skigk.no (Tove er i styret!)
Shared Drives (2 stk): - ✅ Økonomi (fileOrganizer) - ✅ Sponsorkomitee (reader)
Konklusjon: Tove trenger FULL onboarding - har aldri logget inn!
🔧 TILTAK SOM MÅ GJØRES¶
1. Fikse kasserer@skigk.no konto¶
# Oppdater navn og recovery email
gam update user kasserer@skigk.no firstname "Tove" lastname "Martinsen" recoveryemail tove.mar@online.no recoveryphone "+47XXXXXXXX" changepassword on
# Legg til i styret-sec@ (mangler!)
gam update group styret-sec@skigk.no add member kasserer@skigk.no
2. IKKE opprett aliaser for kasserer@¶
VIKTIG: kasserer@skigk.no ER brukerkontoen selv - IKKE en alias!
- ❌ IKKE opprett tove.martinsen@skigk.no alias
- ❌ IKKE opprett okonomi@skigk.no alias (det er en separat gruppe)
3. Onboarding kun for Tove¶
Ulf trenger IKKE onboarding - han er allerede aktiv bruker.
Tove trenger: 1. Nytt passord (må endres ved første innlogging) 2. Instruksjoner for første innlogging 3. Opplæring i Shared Drives 4. Kontaktinfo til regnskapsbyrå/revisjonsbyrå (de skal også bruke kasserer@)
🎯 ROLLE-GRUPPER: Status og plan¶
Nåværende status (alle i test-modus)¶
21 rolle-grupper er opprettet:
- leder@, nestleder@, sekretar@
- styremedlem1-5@, varamedlem1-2@
- sponsor@, bane@, jentekomite@, herrekomite@, senior@, huskomite@, dugnadskomite@, handicap@, kontrollutvalg@, turnering@, valgkomite@
Konfigurering: archiveOnly: true, whoCanPostMessage: NONE_CAN_POST
Medlemmer: INGEN lagt til enda (venter på aktivering)
Aktivering etter styrekurs¶
Når styret er klart, legg til PRIVATE e-poster som medlemmer:
# Eksempler (fra Styremedlemmer-PrivatEpost.csv)
gam update group leder@skigk.no add member frawes20@hotmail.com
gam update group nestleder@skigk.no add member stein.rasch@online.no
gam update group styremedlem1@skigk.no add member marensius.55@gmail.com
# ... osv
# Deretter aktiver gruppene
gam update group leder@skigk.no archiveonly off whocanpostmessage all_in_domain_can_post
gam update group nestleder@skigk.no archiveonly off whocanpostmessage all_in_domain_can_post
# ... osv
Resultat: - Frank kan sende e-post SOM leder@skigk.no fra sin private Gmail - Stein kan sende e-post SOM nestleder@skigk.no fra sin private e-post - Ingen trenger å logge inn på @skigk.no kontoer - Ingen lisenskostnader (private e-poster er gratis medlemmer)
📋 SAMMENLIGNING: Gruppe vs Brukerkonto¶
| E-post | Type | Medlemmer/Brukere | Innlogging | Formål |
|---|---|---|---|---|
leder@skigk.no |
GRUPPE | frawes20@hotmail.com | Via privat Gmail | E-post + Arkiv |
kasserer@skigk.no |
BRUKERKONTO | Tove Martinsen | Direkte med kasserer@ | Ekstern tilgang |
admsekr@skigk.no |
BRUKERKONTO | Ulf Grefsgård | Direkte med admsekr@ | Daglig admin |
styret-sec@skigk.no |
GRUPPE | admsekr@, kasserer@, admin-2025@ | Ingen | Tilgangsstyring |
okonomi@skigk.no |
GRUPPE | admsekr@, kasserer@, admin-2025@ | Ingen | E-post distribusjon |
🔑 NØKKELPRINSIPPER¶
1. Rollegrupper = KUN private e-poster¶
- Ingen @skigk.no brukerkontoer i rollegrupper
- Unngår lisenskostnader
- Enkel overgang ved utskifting
2. Security-grupper = KUN @skigk.no kontoer¶
- Kun brukerkontoer med lisens
- Klart skille mellom e-post og tilgang
- Enkel administrasjon
3. Unntak for kritiske roller¶
- Kasserer: Trenger brukerkonto for ekstern tilgang
- Adm. Sekretær: Trenger brukerkonto for mange admin-oppgaver
4. Test-modus først, aktiver senere¶
- Alle grupper i stille modus under oppsett
- Ingen uønskede e-poster sendes
- Aktiveres når alt er klart
📞 Kontaktinformasjon (fra CSV)¶
Styremedlemmer med private e-poster¶
| Rolle | Navn | Telefon | Privat E-post |
|---|---|---|---|
| Styreleder | Frank Westby | 91123382 | frawes20@hotmail.com |
| Nestleder | Stein Rasch | 90663456 | stein.rasch@online.no |
| Styremedlem | Øystein Simensen | 40452918 | marensius.55@gmail.com |
| Styremedlem | Thor Erling Olsen | 90656386 | theobaldus1960@gmail.com |
| Styremedlem | Leif Oddbjørn Møller | 41628047 | leif.oddbjorn.moller@gmail.com |
| Styremedlem | Heidi Pedersen Grøtvedt | 92200569 | heidigrotvedt@gmail.com |
| Styremedlem | Jan Olav Anseth | 90046549 | jan.olav.anseth@baelgros.no |
| Varamedlem | Tom H. Pettersen | 92252911 | tomhpet@gmail.com |
| Varamedlem | Eva Engell Bråten | 95445584 | eva_e_braathen@yahoo.no |
Brukere med @skigk.no kontoer¶
| Navn | Konto | Recovery E-post | Telefon |
|---|---|---|---|
| Ulf Grefsgård | admsekr@skigk.no | ugref1@gmail.com | +4793030465 |
| Tove Martinsen | kasserer@skigk.no | tove.mar@online.no | (mangler) |
📖 Se også¶
- Onboarding-analyse: Beste praksis - Grundig analyse av hvorfor denne strukturen er optimal for små organisasjoner, inkludert kostnadssammenligning og Google sine offisielle anbefalinger.
Opprettet: 2. desember 2025
Oppdatert: 9. desember 2025 (lagt til referanse til analyse)
Forfatter: IT-ansvarlig
Status: ✅ Dokumentert og verifisert