Skip to content

Onboarding Arbeidsflyt - Faktisk Implementering

Dato: 10. desember 2025
Status: ✅ Fullført og dokumentert
Formål: Dokumentere den faktiske arbeidsflyt vi fulgte, inkludert alle læringspunkter

📖 Bakgrunn

Dette dokumentet beskriver den faktiske prosessen vi gjennomførte for å sette opp Google Workspace for Ski Golfklubb styret og komitéledere. Dokumentet inkluderer alle prøvinger, feilinger og læringspunkter.

🎯 Beslutningsprosess

Fase 1: Vurdere tilnærminger (9. des 2025)

Spørsmål: Skal vi bruke bare rolle-grupper, eller personlige @skigk.no-kontoer?

Vurdering: - Alternativ A: Kun rolle-grupper (leder@, turnering@) med private e-poster som medlemmer - Alternativ B: Alle får personlige @skigk.no-kontoer - Alternativ C: Hybrid (kun noen få får kontoer)

Oppdagelse #1: Google Workspace for Nonprofits = gratis ubegrenset antall brukere
→ Kostnad er ikke lenger et argument mot personlige kontoer

Fase 2: Test med ekstern bruker (9. des 2025)

Test: La Owe (owe@owestangeland.no) bli medlem av handicap@skigk.no gruppe og test tilgang

Resultat: - ✅ Kan motta e-post til handicap@ - ✅ Kan sende e-post som handicap@ - ❌ Kan IKKE se Handicapkomiteen Shared Drive - ❌ Kan IKKE logge inn på Google Workspace portal

Konklusjon: Eksterne Gmail-brukere får IKKE Drive/portal-tilgang via grupper alene.

VIKTIG LÆRING: Alle som skal ha tilgang til Shared Drives MÅ ha @skigk.no-konto.

Fase 3: Endelig beslutning (9. des 2025)

Beslutning: Alle styre- og komitémedlemmer får @skigk.no-konto

Navnekonvensjon: fornavn.f@skigk.no (fornavn + første bokstav i etternavn) - Eksempel: Frank Westby → frank.w@skigk.no - Ved kollisjon: Tove Martinsen Johansen + Tove Martinsen → tove.mj@ og tove.ma@

Arkitektur: 1. @skigk.no brukerkontoer - Login, Drive-tilgang, portal-tilgang 2. Rolle-grupper (leder@, turnering@) - E-post distribusjon og historikk 3. Security-grupper (styret-sec@) - Shared Drive tilgangsstyring 4. Videresending - Fra @skigk.no til privat e-post (for komfort)

🔧 Implementering

Steg 1: Opprett alle brukerkontoer (9. des 2025)

Antall: 15 nye kontoer + 3 eksisterende (admin-2025@, admsekr@, kasserer@)

GAM kommando: 

gam create user frank.w@skigk.no firstname Frank lastname Westby recoveryemail frank.westby@gmail.com changepassword on

Liste over nye kontoer: 1. frank.w@ - Frank Westby (Leder) 2. stein.r@ - Stein Røed (Nestleder) 3. oystein.s@ - Øystein Skårland (Styremedlem) 4. thor.o@ - Thor Oddvar Hovda (Styremedlem) 5. leif.m@ - Leif Mjelde (Styremedlem) 6. heidi.g@ - Heidi Grundseth (Styremedlem) 7. jan.a@ - Jan Arild Høyer (Styremedlem) 8. tom.p@ - Tom Pettersen (Styremedlem) 9. eva.b@ - Eva Bergmann (Styremedlem) 10. stig.b@ - Stig Bekkevold (Styremedlem) 11. owe.s@ - Owe Stangeland (Turneringsleder) 12. bjorn.f@ - Bjørn Freberg (Banesjef) 13. tove.mj@ - Tove Martinsen Johansen (Valgkomitéleder) 14. tove.ma@ - Tove Martinsen (Kasserer - eksisterende konto oppdatert) 15. alf.h@ - Alf Hartvigsen (Kontrollkomité)

Notater: - Alle fikk recoveryemail satt til sin private e-post - Alle fikk changepassword on (må sette passord ved første login)

Steg 2: Legg til i rolle-grupper (9. des 2025)

GAM kommando: 

gam update group leder@skigk.no add member frank.w@skigk.no

Grupper oppdatert: - styret@ - Alle 9 styremedlemmer - leder@ - Frank - nestleder@ - Stein - turnering@ - Owe - bane@ - Bjørn - valgkomite@ - Tove MJ - kontrollutvalg@ - Alf - senior@, herrekomite@, handicap@, jentekomite@, sponsor@, huskomite@, dugnadskomite@ - Diverse medlemmer

Konfigurasjon: - archiveonly: false - Aktiv e-post distribusjon - whocanpostmessage: all_members_can_post - Medlemmer kan sende som gruppen

Steg 3: Legg til i security-grupper (9. des 2025)

GAM kommando: 

gam update group styret-sec@skigk.no add member frank.w@skigk.no

Grupper oppdatert: - styret-sec@ - Alle 9 styremedlemmer - kontrollkomite-sec@ - Alf

Formål: Security-grupper brukes for å gi tilgang til Shared Drives (ikke e-post)

Steg 4: Sett opp videresending (9. des 2025)

GAM kommando: 

gam user frank.w@skigk.no add forwardingaddress frank.westby@gmail.com

Status: Videresending er konfigurert, men venter på brukergodkjenning.

Prosess: 1. Google sender bekreftelseslenke til privat e-post 2. Bruker må klikke på lenken for å aktivere videresending 3. Når aktivert: E-post til frank.w@ → automatisk videresendt til frank.westby@gmail.com

Notis: Filter/autoforward kan også settes opp via Gmail-filter hvis ønsket.

Steg 5: Trigger velkomstmeldinger (10. des 2025)

Forsøk #1: GAM policy update (FEILET) 

gam update policy custom_user_message enabled true message "Velkommen..."
Resultat: GAM støtter ikke custom_user_message policy.

Forsøk #2: Admin Console UI Prøvde å finne "Custom welcome message" i Admin Console under Settings → Security → Authentication. Resultat: Funksjonen ble ikke funnet i UI.

Løsning: Bruk Google's standard velkomstmelding 

# Trigger signout for alle nye brukere
gam user frank.w@skigk.no signout
gam user stein.r@skigk.no signout
# ... osv for alle 15 nye kontoer

Resultat: Alle brukere fikk standard Google velkomstmelding og ble logget ut (vil tvinge re-login med passordbytte).

Steg 6: Aktiver e-post distribusjon (10. des 2025)

Oppdagelse: E-post distribusjon var slått av fra tidligere test.

GAM kommando: 

gam update group styret@skigk.no archiveonly false whocanpostmessage all_members_can_post

Grupper oppdatert: Alle 21 rolle-grupper fikk aktivert e-post distribusjon.

Steg 7: Konfigurer Shared Drive tilganger (10. des 2025)

7a: Legg til styret-sec@ til 11 drives

GAM kommando: 

gam add drivefileacl 0AN7eY94zFbQLUk9PVA group styret-sec@skigk.no role fileOrganizer

Drives oppdatert: 1. Arkiv 2. Baneutvalg 3. Bilde-Video 4. IT-og-Sosialmedia 5. Juniorutvalg 6. Klubben-Drift 7. LLM-Kunnskap 8. PRO-Trening-VTG 9. Seniorkomite 10. Sponsorkomitee 11. Turneringskomite

IKKE inkludert: Kontrollkomite, Økonomi (skal ha begrenset tilgang)

7b: Fikse Økonomi tilganger (10. des 2025)

Oppdagelse: styret@ gruppe hadde feilaktig reader-tilgang til Økonomi drive.

Korreksjon #1: Fjern styret@ fra Økonomi 

gam delete drivefileacl 0APywPxL97sb9Uk9PVA styret@skigk.no

Klubbregel: Kun leder, nestleder og admsekr skal ha read/write til Økonomi (for godkjenning av utbetalinger).

Korreksjon #2: Legg til spesialtilganger 

gam add drivefileacl 0APywPxL97sb9Uk9PVA group leder@skigk.no role fileOrganizer
gam add drivefileacl 0APywPxL97sb9Uk9PVA group nestleder@skigk.no role fileOrganizer
gam add drivefileacl 0APywPxL97sb9Uk9PVA user admsekr@skigk.no role fileOrganizer

Resultat: - leder@ (Frank) - fileOrganizer (read/write) - nestleder@ (Stein) - fileOrganizer (read/write) - admsekr@ (Ulf) - fileOrganizer (read/write) - okonomi-sec@ - fileOrganizer (kasserer@ og økonomiansvarlig)

Steg 8: Verifiser tilganger (10. des 2025)

Test #1: Frank (leder + styret-sec) 

gam user frank.w@skigk.no show teamdrives | Select-String "Shared Drive Name"
Resultat: 12 drives (korrekt - mangler Kontrollkomite, men HAR Økonomi via leder@)

Test #2: Ulf (admsekr) 

gam user admsekr@skigk.no show teamdrives | Select-String "Shared Drive Name"
Resultat: 13 drives (korrekt - mangler Kontrollkomite, men HAR Økonomi direkte)

📊 Sluttproduktet

18 @skigk.no brukerkontoer totalt:

  • 3 eksisterende: admin-2025@, admsekr@, kasserer@
  • 15 nye: frank.w@, stein.r@, oystein.s@, thor.o@, leif.m@, heidi.g@, jan.a@, tom.p@, eva.b@, stig.b@, owe.s@, bjorn.f@, tove.mj@, tove.ma@, alf.h@

21 rolle-grupper (e-post distribusjon):

  • Alle har archiveonly: false og whocanpostmessage: all_members_can_post
  • Medlemmer: @skigk.no brukerkontoer (ikke private e-poster)

5 security-grupper (tilgangsstyring):

  • styret-sec@ - 11 drives (ikke Kontrollkomite/Økonomi)
  • okonomi-sec@ - Økonomi drive
  • personal-sec@ - Personal drive
  • kontrollkomite-sec@ - Kontrollkomite drive
  • it-sec@ - IT drive

14 Shared Drives:

  • 12 drives: styret-sec@ har fileOrganizer
  • Økonomi: leder@, nestleder@, admsekr@, okonomi-sec@ har fileOrganizer
  • Kontrollkomite: Kun kontrollkomite-sec@ har tilgang

Videresending:

  • Konfigurert fra alle @skigk.no-kontoer til private e-poster
  • Venter på brukergodkjenning via bekreftelseslenker

🎓 Viktige læringspunkter

✅ Fungerte bra:

  1. GAM for bulk-operasjoner - Ekstremt effektivt for å opprette 15 kontoer på kort tid
  2. Navnekonvensjon fornavn.f@ - Enkel og lettfattelig, unngår for lange e-postadresser
  3. Recovery email - Viktig for å kunne resette passord senere
  4. Security-grupper - Gir enkel tilgangsstyring til Shared Drives
  5. Google Workspace for Nonprofits - Gratis ubegrenset antall brukere = game changer

❌ Utfordringer:

  1. Ekstern e-post ≠ Drive-tilgang - Biggest learning: Eksterne Gmail-brukere kan ikke få Drive-tilgang via grupper
  2. Custom welcome message - GAM støtter ikke policy updates for dette, og Admin Console UI var vanskelig å finne
  3. Forwarding verification - Krever manuell godkjenning fra brukere (kan ikke automatiseres)
  4. Cache delays - Shared Drive tilganger kan ta tid å vises for brukere som ikke har logget inn ennå
  5. Gruppemedlemskap vs direktetilgang - Forståelse av når man skal bruke gruppe vs direkte brukertilgang (f.eks. admsekr@ til Økonomi)

💡 Best practices:

  1. Test med én bruker først - Vi testet med Owe på Handicapkomiteen før vi rullet ut til alle
  2. Dokumenter underveis - Alle GAM-kommandoer og resultater ble dokumentert
  3. Verifiser tilganger - Alltid sjekk at tilgangene faktisk fungerer (gam user X show teamdrives)
  4. Bruk recovery email - Kritisk for fremtidig passordbytte og kontogjenoppretting
  5. Separér rolle-grupper og security-grupper - Ikke bland e-post distribusjon og tilgangsstyring

🔄 Hva vi ville gjort annerledes:

  1. Starte med @skigk.no-kontoer fra dag 1 - Spart oss for ekstern bruker testing
  2. Klarere dokumentasjon av Økonomi-regler - Unngå feil i tilgangsstyring
  3. Automatisere welcome message - Hvis mulig via Admin Console før kontoopprettelse
  4. Batch-operasjoner - Flere GAM-kommandoer kunne vært kjørt i loop for effektivitet

📋 Neste steg (venter på brukere)

  1. ⏳ Brukere logger inn på sine @skigk.no-kontoer for første gang
  2. ⏳ Brukere setter passord (changepassword on tvinger dette)
  3. ⏳ Brukere godkjenner forwarding via bekreftelseslenker i privat e-post
  4. ⏳ Brukere setter opp 2FA (anbefalt, men ikke påkrevd)
  5. ⏳ Brukere verifiserer Drive-tilgang (sjekker at de ser sine Shared Drives)
  6. ✅ Individuell velkomst-epost sendt 10.12.2025 fra owe@skigolfklubb.no med rekkefølge: mail.google.com → «Glemt passord» → nytt passord → 2FA → godkjenn forwarding → bruk portal.skigk.no for apper

🎯 Suksesskriterier (når brukere er klare)

  • ✅ Alle kan logge inn på https://drive.google.com med @skigk.no
  • ✅ Alle ser sine tildelte Shared Drives
  • ✅ E-post til rolle-grupper (leder@, turnering@) kommer frem
  • ✅ E-post videresendes til private adresser (etter godkjenning)
  • ✅ Brukere kan sende e-post SOM rolle-gruppene
  • ✅ Historikk og dokumenter er tilgjengelige

Konklusjon: Implementeringen er fullført fra admin-side. Nå venter vi på at brukerne fullfører sin del av onboarding-prosessen.