Onboarding E-post Plan¶
Formål: Gradvis introduksjon av nøkkelpersonell til Google Workspace over 3 dager
Målgruppe: Kasserer, Styret (5 medlemmer), Administrativ Sekretær
📋 Overordnet strategi¶
Dag 1: Velkommen og innlogging¶
- Fokus: Få brukeren logget inn og kjent med grunnleggende navigasjon
- Tidsbruk: 10-15 minutter
- Nøkkeloppgaver:
- Aktivere Google-konto
- Første innlogging
- Bli kjent med Gmail og Drive
Dag 2: Tilganger og verktøy¶
- Fokus: Introdusere roller-spesifikke verktøy og delte disker
- Tidsbruk: 15-20 minutter
- Nøkkeloppgaver:
- Finne relevante Shared Drives
- Forstå mappestruktur
- Lære grunnleggende filhåndtering
Dag 3: Arbeidsflyt og støtte¶
- Fokus: Etablere daglige rutiner og gi støtte-ressurser
- Tidsbruk: 10-15 minutter
- Nøkkeloppgaver:
- Praktiske workflows
- Dele dokumenter og samarbeide
- Få hjelp ved behov
🎯 Rolle-spesifikk tilnærming¶
👤 Kasserer¶
Hovedfokus: Økonomi-systemet, sikker håndtering av sensitive filer
Dag 1: Innlogging + Gmail + Drive oversikt
Dag 2: Tilgang til "Okonomi" Shared Drive, mappestruktur, regnskapsfiler
Dag 3: Deling av dokumenter med revisor, eksport til Excel, månedlig rutine
Kritiske tilganger:
- okonomi-sec@skigk.no (full tilgang til Okonomi Shared Drive)
- kasserer@skigk.no (personlig e-post)
👥 Styret (5 medlemmer)¶
Hovedfokus: Styrearbeid, saksbehandling, beslutningsdokumenter
Dag 1: Innlogging + Gmail + Drive oversikt
Dag 2: Tilgang til "Styret" Shared Drive, møtereferater, saksdokumenter
Dag 3: Google Docs for samskriving, kommentarer, godkjenning av dokumenter
Kritiske tilganger:
- styret-sec@skigk.no (full tilgang til Styret Shared Drive)
- Individuelle e-poster (f.eks. leder@skigk.no, nestleder@skigk.no)
🗂️ Administrativ Sekretær¶
Hovedfokus: Medlemsregister, administrativ korrespondanse, arkivering
Dag 1: Innlogging + Gmail + Drive oversikt
Dag 2: Tilgang til "Administrasjon" og "Arkiv" Shared Drives
Dag 3: Søk i arkiv, opprette nye mapper, navnekonvensjoner, backup-rutiner
Kritiske tilganger:
- personal-sec@skigk.no (tilgang til persondata)
- admin@skigk.no (administrativ e-post)
⏱️ Tidsplan for utsendelse¶
Uke 1 (3-7. desember 2025)¶
| Dag | Tidspunkt | E-post | Målgruppe | Emne |
|---|---|---|---|---|
| Tirsdag 3.12 | 08:00 | DAG 1 | Alle 7 personer | "Velkommen til Google Workspace - Kom i gang (Dag ⅓)" |
| Onsdag 4.12 | 08:00 | DAG 2 | Alle 7 personer | "Dine verktøy og tilganger - Google Workspace (Dag ⅔)" |
| Torsdag 5.12 | 08:00 | DAG 3 | Alle 7 personer | "Arbeidsflyt og støtte - Google Workspace (Dag 3/3)" |
Oppfølging: - Fredag 6.12: Individuell oppfølgingssamtale (valgfritt, 15 min per person) - Mandag 9.12: Feedback-survey sendes ut
📧 E-post mal-struktur¶
Hver e-post følger denne strukturen:
1. Personlig hilsen (med navn)
2. Kort intro (1-2 setninger om dagens mål)
3. Trinn-for-trinn instruksjoner (maks 4-5 trinn)
4. Relevante lenker og ressurser
5. Forventet tidsbruk
6. Kontaktinformasjon for hjelp
7. Motiverende avslutning
✅ Suksesskriterier¶
Ved slutten av dag 3 skal hver bruker kunne:
Alle roller: - ✅ Logge inn på Google Workspace - ✅ Sende og motta e-post via Gmail - ✅ Finne og åpne filer i Google Drive - ✅ Laste opp og laste ned filer
Rolle-spesifikt:
Kasserer: - ✅ Åpne regnskapsark i Google Sheets - ✅ Finne tidligere fakturaer i Okonomi-mappen - ✅ Dele en fil med ekstern revisor
Styret: - ✅ Lese siste møtereferat - ✅ Kommentere på et Google Docs-dokument - ✅ Laste opp et saksdokument til riktig mappe
Administrativ Sekretær: - ✅ Søke etter et arkivert dokument - ✅ Opprette ny mappe i Administrasjon-disken - ✅ Eksportere medlemsliste til Excel
🚨 Oppfølging ved problemer¶
Hvis en bruker ikke responderer eller rapporterer problemer:
Dag 1 (ingen innlogging): Telefonoppfølging samme dag kl 14:00
Dag 2 (ikke funnet Shared Drive): E-post med skjermbilder + video-guide
Dag 3 (tekniske problemer): Tilby 1-til-1 Teams/Zoom-møte
📊 Måling av suksess¶
Kvantitative mål: - 100% vellykket innlogging innen dag 1 - 100% tilgang til relevante Shared Drives innen dag 2 - Minst 80% av brukerne har lastet opp/ned en fil innen dag 3
Kvalitative mål: - Brukerne føler seg trygge på grunnleggende oppgaver - Færre enn 2 support-henvendelser per person i første uke - Positiv feedback i survey (>⅘ score)
🔄 Iterasjon og forbedring¶
Etter første onboarding-runde:
- Samle feedback via survey (Google Forms)
- Analyser support-henvendelser - hvilke spørsmål gikk igjen?
- Oppdater e-post-maler basert på læring
- Lag FAQ-dokument for vanlige spørsmål
- Vurder video-innhold for visuell forklaring
📝 Neste steg¶
- Godkjenn denne planen - gjennomgå med leder/IT-ansvarlig
- Klargjør e-post-maler - se onboarding-emails.md
- Test med pilot-bruker - send til én person først (f.eks. IT-ansvarlig selv)
- Sett opp automatisk utsendelse - bruk Gmail scheduled send eller script
- Forbered support-kanal - sørg for at noen er tilgjengelig for spørsmål
Versjon: 1.0
Opprettet: 1. desember 2025
Neste gjennomgang: Etter første onboarding-runde (9. desember 2025)